HALKLA İLİŞKİLER BİRİMİ

· Halkla İlişkiler Servisinin işleyişinden sorumlu kişidir.
· Yönetim kurulu ile üyeler arasındaki iletişimin sağlanması için gerekli çalışmaları yapmak,
· Yeni üyelere odanın tanıtımı için gerekli çalışmaları yapmak,
· Odamız üyeleriyle ilgili gerekli anket çalışmasını yapmak/yaptırmak, sonuçlarıyla ilgili gerekli çalışmaların diğer birimlerle birlikte yapılmasını sağlamak,
· İlimizdeki protokol listesinin sürekli olarak güncel tutulmasını sağlamak,
· TTSO’nun tüm toplantı ve diğer organizasyonlarını düzenlemek, davetiyeleri çıkartmak, yurt dışı gezileri için tüm organizasyon ve hazırlıkları yapmak,
· TTSO’nun kutlama ve diğer etkinliklerini Yönetim Kurulu ve/veya Genel Sekreterlik makamı ile birlikte planlamak ve gerçekleştirilmesinin sağlamak,
· Genel Sekreter tarafından Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ne havale edilen yazılara cevap vermek,
· Odamızı ziyaret eden ve yerli ve yabancı heyetlere ilimizi ve yöremiz temsil eden ve odamız adına sunulacak olan hediyeler hakkında araştırma yapmak, satın alınanların muhafazasını, ilgililere dağıtımını yapmak, listesini tutmak,
· Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün diğer birimlerle arasında koordinasyonun genel işleyişini sağlanmak,
· Odamızın düzenleyeceği tüm etkinliklerde görsel ve basılı materyallerin diğer birimlerle birlikte hazırlanması ve genel sekreterliğin uygun görüşünü almak,
· Yönetim Kurulunca veya Genel Sekreterlikçe uygun görülenlere plaket hazırlatmak,
· Toplantı organizasyonları gibi kapsamlı görevlerini Oda Sicil Memuru, ve İdari Hizmetler Birimi ile birlikte gerçekleştirir,
· Yurtiçi gezilerinin organizasyonu için fuarlar birimi sorumlusu ile birlikte çalışmak organizasyonunu yapmak,
· Yurtdışı gezilerinin organizasyonunu Dış İlişkiler Sorumlusu ile birlikte yapmak,
· Gazete ilanlarının takibini yapmak,
· Biriminin işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit etmek, önleyici faaliyetleri önermek, Bunları UDF formuna kayıt ederek KYT’ ye bildirmek,
· Odanın genel çalışma talimatına uygun hareket etmek,
· 5174 Sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak,
· Genel Sekreter tarafından verilecek diğer işleri yapmak.
· Yönetim Kurulu toplantıları için hazırlık yapmak, gündemi yazmak, toplantı davetiyelerini çıkarmak, toplantı kararlarını yazmak, imzalarının tamamlatılmasını sağlamak ve muhafaza etmek,
· Yönetim Kurulu ve Meclis toplantılarına iştirak eden ve etmeyen üyeler hakkında takip cetveli tutarak, huzur haklarının hesaplanması için Muhasebe Memur’una, bilgi için Genel Sekreterliğe sunmak, bulunduğu organdan düşme durumu olabilecek meclis ve yönetim kurulu üyeleri hakkında Genel Sekreterliğe bilgi vermek
· Meclis toplantıları için gerekli hazırlıkları yapmak, toplantı gündemini yazmak, davetiyeleri çıkartmak ve toplantı kararlarını yazarak, imzaların tamamlatılmasını sağlamak ve muhafaza etmek. Meclis toplantılarını kayda almak, tutanak haline getirmek ve karar defterine yapıştırmak,

Yakup KARBUZ
HALKLA İLİŞKİLER MEMURU

Tel : 0 (462) 326 80 70 - 250
Faks : 0 (462) 321 88 77
E-posta : yakupkarbuz@ttso.org.tr

Tülay OCAK
HALKLA İLİŞKİLER MEMURU

Tel : 0 (462) 326 80 70
Faks : 0 (462) 321 88 77
E-posta : tulayeryildiran@ttso.org.tr